суббота, 22 декабря 2012 г.

Сценарии использования EffyTools. Часть 1.

Дневниковая запись
Вести дневник могут, как ни странно, и взрослые люди. Записывать свои впечатления о событиях, важные факты, вехи на своем пути - это помогает не только точнее фиксировать информацию в памяти, но и подвергать её анализу по прошествии некоторого времени, делать обзор результатов и выводы для дальнейших действий. Для ведения дневника можно использовать сервис Карман.

Поток сознания
Бывает так, что в голове накапливается много информации, как внешней, так и своих собственных выводов. Они провоцирую на ещё большие размышления. Среди всего, что проносится в голове, могут быть ценные мысли, которые хорошо бы зафиксировать, чтобы не забыть или обдумать позже. Есть такая техника под названием Поток сознания, которая заключается в том, что берётся чистый лист бумаги и на него пишутся все приходящие в голову мысли, без анализа и без каких-либо ограничений. Из головы выгружается информация. Эту процедуру также можно выполнять с помощью сервиса Карман.

Контрольные списки
Для некоторых вещей, выполняемых время от времени, может быть известен чёткий алгоритм необходимых действий. Также есть другая форма запоминания всего, что должно быть сделано для достижения конкретного результата - чеклисты или контрольные списки. Какие собрать вещи в путешествие или на тренировку по футболу. Как должна выглядеть структура компании. Что включает в себя праздничный новогодний стол. Это были простые примеры, в которых полезен не алгоритм как таковой, а именно перечисление элементов, где важно не забыть о каждом. Организовать это помогает список с соответствующим названием. Составлять такие списки удобно с помощью одноименного сервиса Списки. Заносить элементы можно не отвлекаясь вначале на структуру, это делает процесс более простым и естественным.

Контекстное планирование
При составлении плана иногда все этапы и пункты не ясны сразу, некоторые приходят в голову позже или по ходу действия. Когда планов много, их удобно держать в форме списков - разные списки для разных контекстов. Например, область профессионального развития, здоровье, семья, летний отпуск. В рамках каждого из них есть свои задачи, пункты с описанием результатов, контрольные точки. Иногда какие-то их них приходят в момент, когда занимаешься совершенно другим делом. Тогда можно просто открыть соответствующий список и добавить элемент, а во время рассмотрения этого контекста вновь обдумать пришедшую идею. Сервис Списки подходит для этой процедуры.

Регулярные задачи
Некоторые дела необходимо совершать на регулярной основе. Уборка жилища, резервное копирование важных данных, празднование дней рождения близких и друзей, еженедельные рабочие совещания и другие. Такие дела обычно заносят в календарь, с которым сверяются каждый день. Сервис События был придуман, чтобы помочь в этом. Обычный календарь и списки событий на текущий день и ближайшее будущее представляются самым простым способом решить задачу организации дел во времени.

Взгляд с высоты птичьего полета
Bird eye или взгляд сверху - это известная техника, когда просматриваются разные дела и события во времени, за разные промежутки, прослеживаются их цепочки. Общий вид календаря в сервисе События как раз даёт такую возможность. Этап анализа загруженности задачами в разные недели или месяцы, информация, когда ты занимался определённой областью, дают общее представление, которое помогает при стратегическом планировании дальнейших целей и действий.   

Продолжение тут.

суббота, 15 декабря 2012 г.

Схема описания задач

Умение ставить задачи, в том числе и самому себе, чрезвычайно полезный навык, особенно, если по роду деятельности тебе необходимо фокусироваться на узкоспециальных вещах и уметь переключаться между ними. Давно выяснено, что этому помогает оформление задачи в текстовом виде, на бумаге или на компьютере. Так их проще анализировать, подвергать критике, перерабатывать, следить за выполнением. Также развились и успешно облегчают процесс разнообразные таск-трекеры. Это инструменты, которые автоматизируют занесение, учёт, ведение, общий анализ для больших и малых групп задач.

При оформлении задачи уже стало принятым указывать краткое описание (оно же название), детальное описание, дату, к которой необходимо завершить, приоритет, срочность, категории, область в пространстве всей деятельности (например, поддержание здорового образа жизни). В крупных компаниях, такая схема помогает менеджерам управлять деятельностью работников. Для персонального использования она может быть избыточна в силу того, что многие атрибуты подвержены частому изменению и тратить время на их обработку не эффективно. Личное планирование обязано быть и по сути является более гибким.

Но ведь без определённой структуры управлять своими собственными задачами становится сложно! Мета-информация и привязанные к процессу атрибуты помогают смотреть на объём работ под новыми углами, находить узкие места и работать над повышением эффективности и удовлетворённости. Если промышленные характеристики задачи не подходят для личного использования, то стоит обратить внимание на другие формы организации в целом, ведь именно от этого будут зависеть признаки, которыми мы будем наделять задачи.

Изучая разные методики управления деятельностью, я заметил, что наиболее простой и полезной является следующая схема. Для каждой задачи определяются четыре характеристики. Первая, цель, то есть конкретно ответ на вопрос: зачем тебе выполнять и вообще браться за эту задачу? Уже на этом этапе может стать понятно, что её следует выбросить из головы, или, если она займёт 3-5 минут, то может быть сделана сразу, ведь на описание задачи потратится больше времени, чем на её выполнение. Вторым необходимо составить описание задачи, в чём её суть (ответ на вопрос что?). Тут может быть как краткое описание - прочитать книгу некоего автора, так и полное, со всеми важными деталями.

В-третьих, обязательно записать, какой результат ты ожидаешь после выполнения. Здесь можно не скупиться на подробности, ведь они помогут определиться со средствами, подскажут пути решения сложностей. Четвёртое, указать первое действие, которое ты будешь делать, начиная выполнение задачи. Это поможет начать, создаст тонус, как утверждают практики. Каждый раз при пересмотре задачи, например, если какая-то важная часть окончена, на четвёртом месте должно ставиться следующее действие, которое ты будешь делать, чтобы оно было всегда ясным.

Суммируя и упрощая описание, схема выглядит как последовательность из 4-х шагов:
цель(зачем?) - описание(что?) - результат(итого?) - следующее действие(каким образом?)

Вышеперечисленные шаги можно выполнять как мысленно, так и заносить непосредственно в текстовое описание задачи. Это помогает правильно, с фокусом на результат, помня о минимальных усилиях, организовать мышление и последующую деятельность.

суббота, 8 декабря 2012 г.

Вариант организации творческой деятельности

При персональном управлении деятельностью, планировании, оценке, выборе пути, своего ближайшего или среднесрочного будущего важны не только инструменты, которые автоматизируют скучные задачи вроде учёта, поиска, первичной систематизации. Гораздо более влияющими на результаты и средства их достижения представляются методики и приёмы обращения с информацией, некие особые способы мышления и его организации. К сожалению машины пока не могут принимать серьёзные и взвешенные решения так, как бы нам этого хотелось. С другой стороны они и не лишают нас этого столь интеллектуального и подобающего нам занятия.

Несмотря на разницу между привычками и мышлением у разных людей, за годы деятельности и обретения опыта у человечества сформировались, выкристаллизовались общие и работающие приёмы и шаблоны. Точнее говоря, группы приёмов, и я бы даже сказал, кластеры групп приёмов. Среди этих скоплений есть такие, которые тесно связаны с профессиональной деятельностью, есть такие, которые признаны рабочими для разных психологических типов людей. В общем, это некое пространство, откуда каждый может черпать знаний, пробовать и находить подходящие и удобные для себя.

Пишутся книги, проводятся семинары и тренинги по наиболее востребованным методологиям, техникам. Матрица Срочно-Важно, системы Getting Things Done, Do It Tomorrow, Auto Focus и многие другие. Особенно любопытные приёмы собрались под названием тайм-менеджмент. Появились сообщества лайф-хакеров, людей, которые ищут и собирают разные уловки и хитрости, могущие сделать деятельность эффективнее, а нас счастливее. Благородное дело, потому что усложнение цивилизации требует от нас усиленного внимания к самим себе и нашим действиям.

Интересуясь данной темой и проводя анализ своей деятельности, её эффективности и особенных черт, я вывел для себя несколько полезных общих схем и приёмов. В этой заметке я расскажу об одной их них. Эта схема описывает типы задач и вместе с ними структурное устройство рабочей деятельности, принимающее в учёт наличие как узкоспециальных дел, так и общих. Такой вид деятельности обычно характерен для людей творческих профессий. Сложность состоит в том, как осуществлять горизонтальное и вертикальное переключение между контекстами в задачах. Это переключение необходимо для плодотворной деятельности, но оно затратно, требует много умственной и психологической энергии. Одним из решений этой проблемы является схема, график переключений, расписание.

Выделяются следующие фазы при работе. Первая, глобальное планирование, когда определяются общие направления для деятельности, бессистемно набрасываются задачи, комментарии и соображения, проводится мозговой штурм. Вторая, систематизация и обдумывание каждой задачи в деталях, но с не особенно подробным их рассмотрением, если это возможно. Третья, погружение в реализацию для каждой задачи, уход с головой в детали, имея ввиду необходимость с минимальными затратами получить результаты. Четвёртая, после "глубоководного" режима, стоит "поднять голову". Этот этап называется Осмотр Окрестностей, и заключается в том, что проводится исследование и сбор новостей об актуальном состоянии дел во Вселенной; необходимо понять, что изменилось и появилось нового после последнего этапа глобального планирования. Пятая фаза, рефлексия по сделанному, подразумевает анализ результатов собственной деятельности в соотношении с актуальным положением дел.

Каждая фаза задействует разные способности и имеет свой уровень затрат энергии. Переключение между фазами, а также между задачами внутри фаз происходит через смену рода деятельности, короткие, но насыщенные перерывы, например, на занятие спортом. Важно, чтобы задачи, идеологически принадлежащие одной фазе, не возникали в другой; их имеет смысл откладывать до следующего цикла. После завершения всех фаз можно вновь перейти в первой фазе, начав таким образом новый цикл. Периодичность может варьироваться как индивидуально, так и под воздействием объёма работ, наличия душевных сил или желания.

К сожалению, гарантировать успешность деятельности при подобной схеме работы в общем случае не представляется возможным. Для кого-то она может оказаться полезной, а кто-то не сможет так работать вследствие какие-либо индивидуальных причин. Тем не менее, преимущества разделения и простого контроля над объёмом и содержанием каждой фазы придают деятельности фокус, необходимый для решения сложных задач, а также дают экономию личной энергии при переключениях.

суббота, 1 декабря 2012 г.

Несколько мыслей о положении вещей

Последние 3-4 года наблюдаю, как плодятся и множатся на благодатной почве Getting Things Done, управления временем и личной эффективности всевозможные сервисы и программы. Их все можно разделить на две группы - для персонального использования и для коллективного использования. Замечу, что первые могут включать модные и востребованные сегодня элементы социальности, но всё же оставаться в главном ориентированными на удовлетворение нужд одного человека. Вторые служат для того, чтобы команда, коллектив , соседи по комнате в общежитии (стартап) эффективно достигали своих целей как целостная боевая единица.

Рассмотрим для начала сервисы первой группы. Если коротко, то, на мой взгляд, всё не очень хорошо. Когда-то это был передовой продукт, вспомните мощное слово Органайзер, сразу выделявшее деловых людей. Он позволял оптимизировать деятельность, разгружать нервную систему, приносил некую радость от того, что вроде бы стал больше успевать. Потому что он был простым. Но все изменилось. Перегруженные возможностями по фильтрованию, группировке, пестрящие модным словом cloud, требующие особого привыкания и обучения, со всевозможными клиентами под холодильник и мойайпадик, мобильные устройства - они стали все похожи друг на друга, одинаковы и одинаково плохи. Почему же?

Так или иначе каждый сервис первого типа предлагает пользователю систему управления информацией. Причём не просто предлагает, а навязывает, молчаливо подразумевая, что она будет эффективна и для него. Можно сказать, что они все предлагают одинаковую систему управления деятельностью с разбивкой на проекты, контексты, теги, с календарём
и днями в нём, состоящими из задач. Это удобно? Да, но до первой нештатной ситуации (нагрянул друг детства, любимая опоздала, дети хотят в зоопарк), когда приходится многое перестраивать, переименовывать, реструктурировать, менять планы на лету. Это просто напросто занимает дополнительное время, в отдельных случаях существенное, увеличивая такие образом долю времени планирования и анализа с высоты птичьего полёта в общем объёме отведённого на деятельность времени. Короче говоря, вы больше начинаете думать над делом, чем делать его. Гуру говорят, что это опасно (теория принятия решений).

Другой пример, вы - творческий человек, вам по душе хаос, из которого можно лепить вкусные вещи. Но вам предлагается в распоряжение система, краеугольным камнем которой является порядок в том смысле, что если эту систему или сервис не поддерживать в организованном виде, то её полезность тает как лёд на сауне. Долго вы выдержите? Сомневаюсь.  Причём дело тут не в общей необходимости порядка, а в мелочной необходимости порядка. Ещё раз повторюсь, ряд сервисов просто никак не помогают, если вы не положили там всё аккуратно и по правилам. Пример неудачного дизайна - полнотекстовой поиск не работает, если задача перемещена в папку Сделано (там внутри отдельный поиск).

Следующий момент состоит в том, что многие сервисы вызывают зависимость. Есть три проявления этого явления. Первое - то, что перейти с одного сервиса на другой бывает очень непросто - необходимо переучиваться, а иногда и менять привычную систему планирования и управления информацией. Не ту, что заложена в сервисе, а личную, которая вырабатывается поверх и даже иногда целиком идёт изнутри человека, как проявление его натуры. Второе - это пресловутое я не знаю, что мне делать, если в моём Outlook почтовом клиенте нет писем. Привычка всё делать через конкретный сервис сужает кругозор. Мышление подстраивается под систему конкретного сервиса, оптимизирует свою активность, и в итоге получаем, что инструмент призванный повысить эффективность, убивает гибкость и как будто порабощает. И третье - это вырабатывание привычки обращаться к сервису часто и при каждом удобном случае, порой - по пустякам. Наверное, это также проявление оптимизирующей части сознания - "раз этот сервис мне помог однажды, значит поможет и дальше, и вообще он хороший".

Опасность всего упомянутого выше кроется в том, что проявляться оно начинает, когда уже пройден этап обучения, сервис уже помог несколько раз, инстинкт самосохранения утратил бдительность, и вы начинаете доверять сервису, повышать свои ожидания от работы с ним. Уверен, каждый из вас, кто пользовался каким-то сервисом в один прекрасный момент ощущал усталость, скуку, недовольство тем, что нет такой-то и такой-то функции. Думаю, что это осторожные предупреждения от подсознания, когда эйфория от нового и освоенного прошла, пелена спала и стали видны истинные границы применимости сервиса, а вместе с ним и системы управления деятельностью, вложенной в него. Не буду подробно упоминать тут также про возможности самообмана ("Ну я же потратил на этот сервис уже 2 месяца", "нет такой простой функции, ну сделаю это в обход" и проч.)

Мне представляется, что причины описанного лежат в самой идее такого рода сервисов, а точнее в том, на каких принципах они построены. Конкретно, в том, что они механистичны, а жизнь и сознание человека гибки. В том, что они (сервисы) наводят сложность (систему упавления информацией) и ровняют по ней всё остальное, в то время как это всего лишь модели, а модели имеют лишь ограниченное применение. Что делать? Мой ответ - это система простых и гибких инструментов, например, списки, через которые можно организовывать любые системы управления деятельностью.

У сервисов второй группы наблюдается некое подобие расцвета. Внедрение в рабочих местах новых сочетаний слов бизнес процесс, всё есть проект, и все мы - проектные менеджеры, а вместе с ними и средств управления проектами типа JIRA оказалось плодотворно. Усложнения вводить в такие инструменты стоит дороже, поэтому эти сервисы ещё не замусорены. Пожалуй, исследование проблем этой группы сервисов стоит отложить на отдельную беседу.